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Archivar correos IMAP desde Microsoft Outlook y reducir espacio del servidor o web hosting

Backup de correos IMAP desde Microsoft Outlook 

El objetivo de este tutorial es reducir la capacidad de los buzones de correo electrónico de nuestro servidor o web hosting, ya sea que el espacio contratado en nuestra cuenta esta por llenarse o simplemente como un proceso de optimización para mejorar el rendimiento de nuestra información.

En Microsoft Outlook:

Abrir Menú Archivo > Información > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta y seleccionar la pestaña “Archivos de datos” y agregar 02 nuevos “archivos de datos”.

Importante: Outlook no permite crear subcarpetas en los archivos de datos, por eso tendremos que crear 02 archivos de datos, uno para correos enviados y otro para recibidos, elegir nombres fáciles de identificar ya que estos nombres se verán en nuestro Outlook (ver ejemplo de la imagen).

Estos archivos de datos serán el deposito o almacén donde serán guardados todos los correos. Es importante saber donde se guardarán los archivos para cualquier inconveniente, ya que si se pierden éstos archivos también ser perderán los correos definitivamente.

Luego de crear nuestros archivos de datos estos aparecerán en nuestro panel de Microsoft Outlook con el nombre que le hayamos puesto.

Archivar los correos:

Para iniciar el archivado de correos solo tendrá que arrastrar los correos a los respectivos archivos de datos.
Seleccionar todos los correos a archivar y arrastrar a su correspondiente archivo de datos.

Comprobar la capacidad de su correo electrónico:

Opcionalmente puede comprobar si el espacio de su buzón se liberó, ingrese a su servidor de correos y verifique si el archivado redujo el tamaño de su buzón de correo electrónico.

Repetir la tarea:

Deberá repetir éstos procedimientos constantemente según la carga de correos que maneje. Puede plantearse realizar mantenimientos semanales, quincenales o mensuales.

Cronox Team

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